差旅费管理办法
第一章 总则
目的
为规范本公司国内差旅费管理,保证出差人员工作和生活的需要,提高办事效率;同时加强公司财务管理,保证差旅费的支出的合理性,特制定本办法。
第二条 适用范围
本办法适用于公司因公出差员工。
第三条 基本概念
本制度所称出差,是指员工因工作需要,受公司派遣前往异地洽谈业务、开发市场,协调关系或处理公司事务,开会、学习等活动。
差旅费是指员工临时到常驻地以外地区出差(含参加培训、会议)所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
第二章 出差审批
第四条 公司人员因公出差必须按规定报相关领导批准,从严控制出差人数和天数,严禁无实质内容、无明确工作目的差旅活动,严禁以任何名义和方式变相旅游,严禁无实质内容的学习交流和考察调研。
第五条 出差审批单
公司人员出差都必须填写出差审批单(见附件),写清楚出差地点、预计时间、出差目的、差旅费分项预算、交通工具;住宿情况特殊,需说明情况;出差申请单需经部门负责人审核,分管副总经理审批,总经理批准;未经批准其出差费用不予报销;总经理省内、外出差由上级部门领导审批;副总经理省内、外出差报总经理审批;部门主要负责人省内、外出差,由分管副总经理审核,总经理审批;一般人员省内、外出差,由部门负责人审核后报分管副经理审批,由总经理批准。
第三章 费用标准
第六条 城市交通费
指公司员工到常驻地以外地区出差按规定等级乘坐火车、轮船、飞机等交通工具所发生的费用。
到出差目的地有多种交通工具可选择时,出差人员在不影响工作、确保安全的前提下,应当选乘相对经济便捷的交通工具。省内出差除处置应急事项外,一律不得乘坐飞机。省外出差应优先选择高铁、动车等交通工具出行。路途较远或任务较急或因返利、促销或季节性折扣等原因,机票价格明显低于高铁、动车等其它交通工具的,经总经理批准方可乘坐。
未按规定等级乘坐交通工具的,超支部分由个人自理。未经审批乘坐飞机出行的,超出乘坐高铁车票价格部分由个人负担。经批准乘坐飞机的,民航发展基金、燃油附加费可以凭据报销。
乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的,每人次可以购买交通意外保险一份,可凭据报销。
交通工具 级 别 |
火车(含高铁、动车、全列软席列车) |
轮船(不包括旅游船) |
飞机 |
其他交通工具(不包括出租小汽车) |
公司人员 乘坐标准 |
火车硬席(硬座、硬卧),高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座 |
三等舱 |
经济舱 |
凭据报销 |
住宿费
指公司人员因公出差期间入住宾馆(包括饭店、招待所,下同)发生的房租费用。公司人员应当在职务级别对应的住宿费标准限额内,选择安全、经济、便捷的宾馆(包括饭店、招待所)住宿。
出差住宿费限额标准如下表:
序号 |
地区 (城市) |
住宿费标准 |
淡旺季浮动标准建议 |
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旺季期间 |
旺季上浮价 |
上浮 比例 |
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1 |
北京市 |
500 |
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2 |
天津市 |
380 |
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3 |
河北省(石家庄) |
350 |
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4 |
山西省(太原) |
350 |
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5 |
内蒙古(呼和浩特) |
350 |
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6 |
辽宁省(沈阳) |
350 |
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7 |
大连市 |
350 |
7-9月 |
420 |
20% |
8 |
吉林省(长春) |
350 |
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9 |
黑龙江省(哈尔滨) |
350 |
7-9月 |
420 |
20% |
10 |
上海市 |
500 |
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11 |
江苏省(南京) |
380 |
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12 |
浙江省(杭州) |
400 |
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13 |
宁波市 |
350 |
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14 |
安徽省(合肥) |
350 |
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15 |
福建省(福州) |
380 |
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16 |
厦门市 |
400 |
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17 |
江西省(南昌) |
350 |
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18 |
山东省(济南) |
380 |
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19 |
青岛市 |
380 |
7-9月 |
450 |
20% |
20 |
河南省(郑州) |
380 |
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21 |
湖北省(武汉) |
350 |
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22 |
湖南省(长沙) |
350 |
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23 |
广东省(广州) |
450 |
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24 |
深圳市 |
450 |
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25 |
广西(南宁) |
350 |
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26 |
海南省(海口) |
350 |
11-2月 |
450 |
30% |
27 |
重庆市 |
370 |
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28 |
四川省(成都) |
370 |
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29 |
贵州省(贵阳) |
370 |
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30 |
云南省(昆明) |
380 |
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31 |
西藏(拉萨) |
350 |
6-9月 |
530 |
50% |
32 |
陕西省(西安) |
350 |
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33 |
甘肃省 |
350 |
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34 |
青海省(西宁) |
350 |
6-9月 |
530 |
50% |
35 |
宁夏(银川) |
350 |
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36 |
新疆(乌鲁木齐) |
350 |
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伙食补助费
伙食补助费指公司人员因公出差期间给予伙食补助费用。伙食补助费按出差自然(日历)天数计算,本市行政区域内(除矿区、城区、御东区、开发区外)出差按每人每天60元标准包干使用,省内出差按每人每天100元标准包干使用。省外出差西藏、青海、新疆为120元,其他地方每天100元包干使用。
第十条 市内交通补助费。
市内交通补助费指公司人员因公出差期间给予市内交通费用补助,按出差自然(日历)天数计算,本市行政区域内(除矿区、城区、御东区、开发区外)出差每人每天40元包干使用,省内外出差每人每天80元包干使用。
出差人员由接待部门或其他部门提供交通工具的,向接待部门或其他部门交纳相关费用,该费用包含在市内交通补贴内,不得另行报销。公司人员带公车出差的不发放市内交通补贴。
第四章 报销管理
第十一条 差旅费负担
出差人员应当严格按规定开支差旅费,费用由公司负担,不得向其他单位转嫁。
第十二条 差旅费报销标准及凭据
1、城市间往返交通费:包括火车票、火车票订票费、机票、机场建设费、乘坐飞机的人身保险费、船票等与所乘坐交通工具有关的必要支出,订票费、经批准发生的签转或退票费、交通意外保险费凭据报销,往返交通费支出凭合法有效票据实报实销。
2、住宿费:员工出差住宿费凭合法有效票据在规定的限额内报销。实际住宿费超过规定的,超支部分由个人负担;员工出差由接待单位免费接待的,或住在亲友家无住宿费发票的,不予报销住宿费。
3、伙食补助费:按照标准包干使用,不再凭票据报销餐费。
省内出差伙食补助费按规定标准报销;省外出差伙食补助费按出差目的地的标准报销,在途期间的伙食补助费按当天最后到达目的地的标准报销。
4、市内交通费按规定标准报销。
5、出差人员当天往返的,凭出差审批单、城市间交通费报销有关费用。
6、未按规定开支差旅费的,超支部分由个人自理。
出差报销时限及审批流程
1、员工出差完毕后应立即返回公司,并于3日内向分管副总经理汇报工作,提交“出差报告”。于一周内(但不得跨月)办理费用报销、差旅补贴领用等手续。
2、差旅费报销时应当填制差旅费报销单,并附出差审批单、机票、车票、住宿费发票(或住宿证明)等凭证。
3、出差人员报销,费用额度在审批的《出差审批单》费用范围内的,应先交其部门领导审核,再由财务部负责人审核,分管副总经理审核,最后由总经理批准后可予以报销;超过额度的,须经分管副总经理,总经理审批后再按程序报销。
4、未按以上手续办理出差手续或未经审批所发生的费用,公司不予报销。
第十四条 财务审核
财务部门收到出差人员填报的差旅费报销单,应当严格按规定审核差旅费开支,对未经批准出差、超范围、超标准开支的费用一律不予报销。
第五章 特殊事项说明
第十五条 会议及培训
公司人员外出参加会议、培训,报销费用时需附会议和培训文件;会议、培训期间的食宿费和市内交通费按有关会议和培训费规定执行,由会议、培训举办部门按规定统一开支的,不再发放伙食补助费和市内交通费;往返会议、培训地点发生的城市间交通费、伙食补助费和市内交通费按照差旅费管理办法的规定报销。
第十六条 无票住宿
员工出差由接待单位免费接待的,或住在亲友家无住宿费发票的,不予报销住宿费。需在出差审批单说明,经批准后,可以领取伙食和交通补助;如接待单位,食住行全包,则不得报销全部补助,往返出差地点的途中发生的城市间交通费、伙食补助费和市内交通费按照差旅费管理办法的规定报销。
第十七条 派车出差
派车出差,除住宿费、伙食补贴费外、不再报支交通补贴。其过桥、过路、修车、燃油等费用报销另行规定,不适用本差旅费管理范围;
自备车出差(公司不提倡),因不在单位车编内,需提供当日加油或过路费等票据,按到达出差地公路客票或火车客票票额报销。
第十八条 出差途中的特殊事项
出差途中生病、遇意外、因工作实际需要延长差旅时间时,打电话向上级领导请示,否则其差旅费不予报销。
出差结束,需要顺路探亲或在出差地逗留时,应在出差审批单说明或征得公司领导同意,延长期间差旅费不予报销,但可报销回程车费、伙食补助费和市内交通费补助,其中:城市间交通费按不高于从出差目的地返回单位按规定乘坐相应交通工具的票价予以报销,超出部分由个人自理;伙食补助费和市内交通费按从出差目的地返回单位的天数(扣除回家省亲或逗留的天数)和规定标准予以报销。
第六章 监督问责
第十九条 各部门应当加强对本部门人员出差活动和经费报销的内控管理,确保票据来源合法,内容真实完整、合规。
第二十条 出差人员不得向接待部门提出正常公务活动以外的要求。
第二十一条 违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究相关部门和人员的责任:
1、不按出差审批制度执行或出差审批控制不严的行为。
2、虚报冒领差旅费的行为。
3、违规扩大差旅费开支范围和提高开支标准的行为。
4、不按规定报销差旅费的行为。
5、转嫁或接受转嫁差旅费的行为。
6、其他违反本办法行为的行为。
有前款所列行为之一的,一经查出对直接责任人和相关责任人给予处分,按虚报金额的2—5倍处罚;给公司造成其他损失的需予以赔偿。
第七章 附则
第二十二条 本办法经公司经理办公会议讨论通过,由计划财务部负责解释。
第二十三条 本办法从2016年1月1日起施行。